Allmänna villkor

Version 2025.01 Uppdaterade 2025-03

Inledning
Dessa allmänna villkor (nedan ”Allmänna villkor” eller ”Villkoren”) ersätter samtliga Compentias tidigare allmänna villkor. Villkoren utgör en integrerad del av det uppdragsavtal som Kunden ingått med Compentia AB eller i förekommande fall ett annat bolag som ingår i koncerngemenskap (”Uppdragsavtalet”) och gäller för samtliga däri specificerade uppdrag/tjänster som Compentia ska utföra åt Kunden (“Uppdraget”),. Uppdragsavtalet, dessa Allmänna villkor och, i förekommande fall, ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Compentia och Kunden (”Personuppgiftsbiträdesavtalet”) utgör tillsammans ”Avtalet”. Compentia förbehåller sig rätten att från tid till annan ändra dessa Allmänna villkor. Sådana ändringar träder i kraft femton (15) dagar efter det att Compentia meddelat Kunden om förändringen. Kunden erhåller information om förändringar av Villkoren genom ett automatiskt genererat e-postmeddelande till av Kunden angiven e-postadress samt genom att vi publicerar uppdaterade Allmänna villkor på compentia.se. Om Kunden inte accepterar de förändrade Villkoren har Kunden rätt att frånträda Avtalet. Den senaste och gällande versionen av dessa Allmänna villkor finns alltid tillgänglig på compentia.se.

Vid sidan av dessa Allmänna villkor kan separata villkor gälla för digitala tjänster som tillhandahålls av Compentia eller som en del i utförandet av Uppdraget. Sådana villkor gäller som tillägg till dessa Allmänna villkor.

Utförandet av Uppdraget
1. Avtalet ingås mellan Compentia och Kunden, inte mellan Kunden och enskilda medarbetare, oberoende av om det förekommit önskemål om att Uppdraget ska utföras av enskilda medarbetare.
2. Compentia åtar sig att för Kundens räkning utföra avtalade tjänster i enlighet med Avtalet och gällande lagar och föreskrifter samt i tillämpliga fall relevant branschstandard för redovisnings- och löneuppdrag (REX respektive SALK).
3. Avtalet eller delar av tjänster/uppdrag kan komma att utföras av andra bolag som från tid till annan ingår i koncerngemenskap med eller är underleverantörer till Compentia. Samtliga Compentias åtaganden mot Kunden gäller även för dessa bolag.
4. Compentia ska utföra avtalade tjänster med hjälp av personal som enligt Compentias bedömning har den kompetens som uppdraget kräver och som även i övrigt är lämplig för att utföra uppdraget. Compentia har rätt att byta ut medarbetare som arbetar på uppdraget så länge nyss nämnda förutsättningar är uppfyllda.
Kundkännedom
5. Compentia är ett företag som ska arbeta för att motverka penningtvätt och terrorismfinansiering enligt tillämpliga penningtvättsregelverk, vilket bland annat inkluderar att genomföra åtgärder för kundkännedom. Kunden ska medverka till att Compentia kan fullgöra sina skyldigheter enligt dessa regelverk, t.ex. genom att inkomma med begärda uppgifter och underlag som är nödvändiga för att Compentia ska kunna genomföra kundkännedom (”KYC”). Compentia förbehåller sig rätten att inte påbörja överenskommet Uppdrag, eller avsluta ett påbörjat Uppdrag, om Kunden inte medverkar till dessa skyldigheter eller om den information som framkommer i samband med att Kunden medverkar, innebär att Compentia, enligt sin egen bedömning, inte kan åta sig att arbeta med Kunden.
6. Compentia genomför från tid till annan uppdateringar av genomförd KYC. Om sådana uppdateringar inte kan genomföras eller innebär att information uppdagas som innebär att Compentia, enligt sin egen bedömning, inte kan fortsätta arbeta med Kunden, ska Compentia ha rätt att omedelbart häva Avtalet i enlighet med punkt 29.
Sekretess
7. Parterna förbinder sig att hemlighålla den andre Partens affärshemligheter samt andra konfidentiella uppgifter som kommit till Parts kännedom. Parternas ömsesidiga sekretesskyldighet fortsätter att gälla även efter att Avtalet upphört. Parterna ansvarar för att sekretesskyldigheten även iakttas av personal och underleverantörer. Sekretess-skyldigheten gäller inte för de uppgifter som Compentia enligt avtal, lagstiftning, myndighetsbeslut, eller p.g.a. professionella skyldigheter som följer av medlemskapet i Srf konsulterna, är tvunget att lämna till annan än Kunden. Sekretesskyldigheten omfattar heller inte offentliga eller allmänt tillgängliga uppgifter.
8. Undantag från sekretesskyldigheten gäller i den utsträckning Compentia behöver föra vidare uppgifter i syfte att utföra Uppdraget och alltid i förhållande till Kundens hos relevanta myndigheter registrerade befattningshavare, såsom revisor. Dessutom kan undantag förekomma om Kunden samtyckt till detta eller om det följer av lag, och i övrigt i särskilda fall, se punkterna 25, 33 och 37.
9. Både Kunden och Compentia ska använda kommersiellt rimliga metoder för viruskontroll och sekretess när information skickas elektroniskt. I första hand ska kommunikation ske genom den byråportal som Compentia vid var tid anvisar. Kunden godkänner att information som rör Uppdraget kommuniceras elektroniskt. Kunden är medveten om att elektronisk kommunikation, i synnerhet via e-post, kan innebära säkerhetsrisker. E-post kan fastna i olika former av filter eller spaminkorgar. Mot bakgrund av detta ska viktig e-post följas upp av Kunden via telefonsamtal till mottagaren om denne inte bekräftat mottagande av e-postmeddelandet.
Kundens ansvar
10. Kunden har alltid det yttersta ansvaret för sin redovisning, lämnade uppgifter samt rapportering gentemot myndigheter och utomstående. Det avser såväl brister i inlämnade underlag som i rapporter där Compentia har biträtt i arbetet. Kunden har även det yttersta ansvaret för att betalningar sker till rätt mottagare och kan genomföras i sådan tid att de når mottagaren senast på förfallodagen.
11. Kunden ansvarar för att ställföreträdaren eller angiven kontaktperson för Kunden har behörighet att företräda Kunden och för att tillhandahålla Compentia aktuella kontaktuppgifter.
12. Kunden är självständigt ansvarig för att lämna den information, det material och de uppgifter som Compentia behöver för utförandet av Uppdraget. Kunden är självständigt ansvarig för att den information, det material och de uppgifter som Kunden lämnar är fullständiga och korrekta. Kunden är medveten om att Compentias arbete och resultatet av detta baseras på de uppgifter som Kunden lämnar. Compentia tar därför inget ansvar för sådana fel som kan hänföras till Kundens lämnade information, material och uppgifter. Detta gäller även i uppdrag där Compentias biträde är långtgående.
13. Om Kunden lämnar in information, material eller uppgifter för sent, i ofullständigt skick eller i övrigt inte följer från tid till annan överenskomna instruktioner, förbehåller sig Compentia rätten att ta ut arvode på löpande räkning för sådant arbete som tillkommer på grund av Kundens agerande, eller underlåtenhet att agera, om inte annat specificeras i Uppdragsavtalet. Om materialet har sådana brister som nämns ovan kan Compentia inte garantera att eventuella tidsfrister, såsom inlämning till myndigheter, efterlevs och Compentia är därmed inte heller ansvarigt för konsekvenserna av förseningarna.
14. Kunden ansvarar för att snarast möjligt informera Compentia om eventuella förändringar gällande exempelvis faktureringsadress, kontaktuppgifter eller andra viktiga upplysningar som behövs för att Compentia ska kunna fullgöra Avtalet.
15. Kunden ansvarar vidare för att informera Compentia om väsentliga förändringar i Kundens verksamhet, ägarstruktur eller i övrigt.
16. Om Kunden bedömt att Kunden är skyldig att upprätta en insiderlista enligt Marknadsmissbruksförordningen (”MAR”) (696/2014) och Kunden önskar att Compentia ska upprätta en sådan lista för egen del, ska Kunden informera Compentia om det skriftligen. Sådan information ska även lämnas till Compentia om Kunden bedömt att Kunden är skyldig att efterleva lag (2023:560) om granskning av utländska direktinvesteringar.

Arkivering
17. Compentia har en i förhållande till Kunden självständig skyldighet att bevara dokumentation av utfört arbete. Kunden ansvarar dock för att självständigt och på egen bekostnad arkivera och bevara originalhandlingar och annat material, inklusive sådant som överlämnas från Compentia, inkluderat men inte begränsat till räkenskapsinformation, i enlighet med tillämpliga lagar och regler, såsom bokföringslagen (1999:1078).

Ansvar för lämnade råd
18. Compentias rådgivning är avsedd för varje specifikt uppdrag och får inte användas för andra ändamål. Sker användning för andra ändamål än det specifika uppdraget saknar Compentia ansvar för det lämnade rådet i den delen.
19. Compentia kan, under utförandet av avtalade tjänster och i diskussioner inför att avtala om utförande av tjänster, på begäran av Kunden komma att lämna muntliga svar på direkta frågor eller i övriga lämna kommentarer. Sådana svar eller kommentarer kan utgöra snabb återkoppling på komplexa problem där Compentia inte haft förutsättningar att fullständigt sätta sig in i omständigheterna i det enskilda fallet innan ett svar eller en kommentar lämnas. Compentia blir ansvarigt för sådana svar eller kommentarer först efter att svaret eller kommentaren bekräftats skriftligen.
20. Compentia kan vid vissa tillfällen tillhandahålla Kunden ett utkast av ett dokument. Kunden får endast förlita sig på, agera eller avstå från att agera med stöd av slutliga versioner av dokument.
21. Compentia utför Uppdraget i enlighet med gällande regler och utifrån förståelsen av gällande rätt vid den tidpunkt som Uppdraget, eller en del av det, utförs. Compentia har inget ansvar för ändringar av gällande rätt som görs efter det datum som Uppdragstagaren avrapporterat Uppdraget eller en relevant del av Uppdraget. Eventuella uttalanden från Compentia om rättsliga eller faktiska förhållanden utanför Sverige ska betraktas som allmän information baserad på Compentias erfarenheter, inte som rådgivning som Kunden får förlita sig på.
22. Compentia ansvarar inte för extern rådgivning eller tjänster som tillhandahålls Kunden av rådgivare som har en självständig relation till Kunden. En sådan självständig relation förekommer när den externa rådgivarens tjänster inte ingår i det avtal som Compentia har med Kunden, oavsett om Compentia haft i uppdrag att upphandla rådgivaren eller annars rekommenderat denne. I sådana situationer förmedlar Compentia endast kontakten med den externa rådgivaren, som agerar helt oberoende av Compentia.

Arvode
23. Compentia har under hela avtalstiden och under överlämning av uppdraget rätt att erhålla ersättning för nedlagt arbete, inklusive ersättning för utlägg och andra överenskomna tillkommande kostnader. För Uppdraget ska Kunden erlägga arvode enligt vad som överenskommits i Uppdragsavtalet. Om inget arvode framgår av Uppdragsavtalet utgår arvode på löpande räkning och beräknas efter vid var tid gällande prislista.
24. Compentia förbehåller sig rätten att justera de priser som gäller enligt Uppdragsavtalet årligen samt prislistan från tid till annan.

Betalningsvillkor
25. Om inte annat överenskommits gäller 15 dagars betalningsvillkor. Vid för sen betalning utgår försenings-ersättning i enlighet med lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) tillkommer i samtliga fall. Om betalning inte sker, förbehåller sig Compentia rätten att på Kundens bekostnad vidta sedvanliga rättsliga åtgärder för indrivning av förfallna fordringar. Om rättsliga åtgärder för indrivning av förfallna fordringar vidtas har Compentia, med undantag från punkt 7, rätt att lämna ut nödvändig information till inkassoföretaget för att driva in fordran.
26. Kunden ska senast på fakturans förfallodag skriftligen meddela Compentia om Kunden har invändningar mot fakturans korrekthet. Har sådana invändningar inte framförts i rätt tid förfaller Kundens rätt att göra gällande invändningar mot fakturan i den delen. Övriga invändningar och reklamationer ska utföras i enlighet med vad som sägs i punkterna 33-34 i dessa Allmänna villkor. Vid invändning mot fakturor har Kunden endast rätt att hålla inne det belopp som invändningen motsvarar.

Avtalets giltighetstid och uppsägning
27. På uppdrag som löper tills vidare gäller tre månaders ömsesidig uppsägningstid, om inte annat överenskommits i Uppdragsavtalet. Uppsägning ska ske skriftligen och riktas till de referenspersoner hos Kunden respektive Compentia som framgår av Compentias fakturor till Kunden.
28. När ett uppdrag som debiteras på löpande räkning sägs upp kan Kunden vid uppsägningen kräva att inget ytterligare arbete, utöver eventuellt nödvändigt överlämningsarbete, ska utföras av Compentia. Kunden har dock inte rätt att kräva att Compentia ska utföra samtliga sedan tidigare planerade leveranser under uppsägningstiden om dessa varit avsedda att levereras vid ett datum som infaller senare än slutet på uppsägningstiden. Compentia har dock alltid rätt till ersättning enligt vid var tid gällande prislista för sedan tidigare nedlagt arbete och eventuellt nödvändigt överlämnings-arbete.

Rätt att omedelbart häva avtalet
29. Compentia äger rätt att omedelbart häva Avtalet om:
• Kundens betalning är mer än 30 dagar försenad,
• Kunden upprepat inte levererar information, material eller uppgifter i tid eller på annat sätt inte medverkar till att Uppdraget kan utföras såsom avtalats eller på annat sätt bryter mot ingånget Avtal,
• Compentia misstänker att Kunden bryter mot penningtvättsregelverk eller andra tillämpliga lagar, förordningar, redovisningsrekommendationer, myndig-hetsanvisningar eller andra tillämpliga bestämmelser,
• Kunden inte medverkar till att Compentia kan genomföra KYC, eller andra enligt Compentias uppfattning nödvändiga åtgärder för att efterleva tillämpliga penningtvättsregelverk, när sådan förfrågan kommer från Compentia, eller om Kunden lämnar information som inte är korrekt,
• Kunden behandlar Compentias medarbetare på ett oetiskt eller kränkande sätt, eller
• Kunden försätts i konkurs, likvidation eller av annan anledning inte kan betala sina skulder.
30. Kunden äger rätt att häva Avtalet helt eller delvis om Compentia inte utför Uppdraget i enlighet med vad som avtalats och inte vidtar korrigerande åtgärder inom skälig tid efter skriftlig anmodan.

Immateriella rättigheter
31. Samtliga immateriella rättigheter som uppstått som ett resultat av Uppdraget tillhör Compentia, med undantag för när det framgår av lagar eller föreskrifter att rättigheten tillhör Kunden. Kunden får använda resultatet av uppdraget och material som tagits fram i samband med det för det ändamål för vilket det tagits fram. All annan användning eller spridning av resultatet och materialet är förbjuden.
Ansvarsförsäkring
32. Compentia förbinder sig att försäkra sig mot förmögenhetsskada för eventuellt ersättningsansvar gentemot Kunden.

Reklamation
33. Kunden ska skriftligen anmäla skada inom skälig tid, dock aldrig senare än tre (3) månader, från det att skadan har upptäckts eller borde ha kunnat upptäckas. Under alla omständigheter har Kunden har inte rätt till ersättning för skada senare än fem (5) år från Uppdragets utförande. Om Kunden ställer krav mot Compentia har Compentia, med undantag från bestämmelserna om sekretess ovan, rätt att lämna ut information i sådan omfattning och till de mottagare som är nödvändigt för att Compentia ska kunna bevaka sin rätt och göra gällande tillämpliga försäkringar.
34. Compentia ska efter en reklamation alltid beredas möjlighet att inom skälig tid att avhjälpa felet eller bristen.

Ansvar och skada
35. Compentia ansvarar för skada som Kunden lidit endast om skadan vållats av Compentia genom vårdslöshet vid Uppdragets utförande. Ansvaret är begränsat till två (2) miljoner kronor om inte annat avtalats särskilt. Compentia ansvarar inte för indirekta kostnader så som utebliven vinst, omsättningsminskning, uteblivet affärsavtal, förlust avseende goodwill, egen nedlagd tid eller liknande. Compentia ansvarar inte heller för ersättningsanspråk som Kunden kan drabbas av till följd av skada som drabbat tredje man. Compentia ansvarar för ersättning för anlitande av annan konsult inklusive kostnader kopplade till revision och/eller annan redovisningskonsult endast efter ett på förhand skriftligt godkännande av Compentia.
36. Compentias ansvar gentemot Kunden ska alltid reduceras med sådan ersättning som Kunden kan få ut av en försäkring som tecknats av Kunden eller för Kundens räkning, eller en försäkring som Kunden annars omfattas av. Compentias ansvar ska också minskas på motsvarande sätt på grund av ersättning som Kunden har rätt att få ut på grund av avtal eller annan skadelöshetsförbindelse.

Kvalitetskontroll
37. Compentias medarbetares arbete genomgår regelbundna kvalitetskontroller. Kvalitetskontrollen kan utföras internt hos Compentia eller genom branschorganisationer och omfattas oavsett utförare av sekretess. De tjänster som Compentia utför inom ramen för Uppdraget kan bli föremål för sådana kvalitetskontroller. Kunden godkänner att det material som Compentia upprättar för Kundens räkning används för att genomföra kvalitetskontroller.

Personuppgifter
38. För att kunna fullgöra Avtalet med Kunden behöver Compentia samla in och behandla personuppgifter. Compentia är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter Compentia samlar in och behandlar. Uppgifterna kommer att behandlas för att fullgöra Compentias åtaganden gentemot Kunden och för att informera om nyheter och erbjudanden samt i marknadsföringssyfte. För mer information om hur Compentia behandlar personuppgifter samt dina rättigheter som registrerad hänvisar vi till vårt Integritetsmeddelande som finns tillgängligt via https://www.compentia.se/integritet-och-cookies/
39. När Compentia utför ekonomi- och löneuppdrag är Compentia personuppgiftsbiträde till Kunden. Compentia kan också vara personuppgiftsbiträde i andra uppdrag, i vilket fall det förhållandet anges i Uppdragsavtalet. Genom att godkänna dessa Allmänna villkor godkänner Kunden även Personuppgiftsbiträdesavtalet.

Force Majeure
40. Om Compentias möjligheter att fullgöra sina skyldigheter förhindras eller väsentligen försvåras på grund av omständigheter utom Compentias kontroll (”Force Majeure”), inklusive men inte begränsat till krig, naturkatastrof, epidemi, pandemi, störningar eller avbrott i el, tele och/eller datadistribution, brand eller strejk, ska Compentia vara befriat från att fullgöra sina skyldigheter och från påföljd för underlåtenhet att fullfölja viss förpliktelse.

Lagval och tvist
41. Tvist med anledning av tillämpning eller tolkning av detta Avtal ska avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans, varvid svensk lag ska tillämpas.

Språk
42. Compentia kan från tid till annan tillhandahålla översättningar av dessa Allmänna villkor eller andra delar av Avtalet. Sådana översättningar är alltid avsedda att ha en identisk innebörd som den svenska versionen av motsvarande dokument. Vid tvetydigheter mellan svenska och översatta versioner ska den svenska versionen äga företräde.