CEI

Continuing Education Institute är en ledande aktör inom avancerade teknikutbildningar runt om i världen och producent av och digitala kundunika utbildningslösningar. Med en global verksamhet som hanterar betalningar och transaktioner i över 40 länder stod CEI inför utmaningar med omfattande administration och ett stort antal Excel-ark för att hålla koll på regelverk och alla speciallösningar.

Verksamheten bygger på projekt och man saknade bra verktyg för att följa så väl tider, kostnader som intäkter för genomförda utbildningar. Samtidigt planerade man för tillväxt och hade redan börjat utöka personalstyrkan. Hanteringen av medarbetarnas närvaro och frånvaro började ta allt mer tid och risken för felaktiga löner ökade.

För att frigöra tid för nyckelpersoner och skapa bättre kontroll behövde de en partner som tog ett helhetsgrepp, hjälpte dem att komma ur gamla hjulspår och hitta lösningar för att nyttja systemen mer effektivt.

När CEI inledde samarbetet med Compentia hösten 2023 började vi med en genomgång av samtliga processer och affärsområden. Målet var att identifiera förbättringsområden och säkerställa att ekonomihanteringen i ett brett perspektiv blev både mer effektiv och framtidssäkrad.

Vi tog över den löpande bokföringen och implementerade nya rutiner för lönehantering, fakturering och ekonomisk uppföljning. Vi skapade ett smidigt flöde där kunden nu endast behöver attestera fakturor och hantera kundfakturor – resten hanteras av oss. Vi anpassade även kontoplanen för att leva upp till verksamhetens krav och behov på uppföljning. Vi introducerade ett helt nytt verktyg för projekthantering och tidsredovisning, och lade till relevanta funktioner till de programvaror CEI använde,. Allt för att digitalisera och effektivisera och därmed spara både tid och pengar.

En modern ekonomifunktions viktigaste uppgift är att hela tiden stötta verksamhetens fortsatta utveckling med rådgivning och beslutsunderlag som stödjer välgrundade beslut inom många områden.

”Compentia har ett helhetstänk och förstår hur det är att driva ett företag”

När bolaget växte från två till sju personer under samarbetets första år, implementerades ett nytt tidrapporteringssystem och ytterligare Excel-lösningar försvann.

Med Compentia som partner har CEI fått en mer effektiv och trygg ekonomihantering. Tidigare administrativa flaskhalsar har avlägsnats, vilket frigjort tid och företaget kan lägga fullt fokus på sin tillväxt och kärnverksamhet.

"Vi har en bra dialog och Compentia har gjort det enkelt för oss att släppa ekonomihanteringen och lita på att allt fungerar. Jag behöver inte lägga tid på att dubbelkolla eller hålla koll på detaljer, för jag vet att Compentia har full kontroll."

Företagets tidigare omfattande mailkorrespondens med sin ekonomibyrå har minskat med 90% och hanteringen är nu strukturerad och effektiv. Dessutom har bolaget kunnat sänka sina kostnader för löpande bokföring och administration.

”Vi växer och behöver en ekonomipartner som är proaktiv. Compentia ligger alltid steget före och ger oss förslag som sparar både tid och pengar.”