Problemen uppstår gradvis

De flesta företag märker inte från en dag till en annan att affärssystemet blivit en begränsning. Förändringen sker vanligtvis långsamt. Verksamheten växer, nya kunder tillkommer och fler processer behöver hanteras. Samtidigt börjar medarbetarna skapa egna lösningar för att hantera situationen.

Det kan vara nya Excel-filer, manuella rapporter eller rutiner som utvecklas utanför systemet. Varje enskild lösning känns kanske rimlig, men tillsammans blir de ett tecken på att verksamheten förändrats mer än systemstödet har gjort.

Just därför är det vanligt att företag lever med problemen under flera år innan frågan om ett systembyte blir aktuell.

Det manuella arbetet blir bara mer omfattande

Ett tydligt varningstecken är när mängden manuellt arbete ökar trots att företaget investerat i digitala verktyg.

Många organisationer upplever att fler medarbetare blir involverade i administration ju större verksamheten blir. Information måste kontrolleras, flyttas mellan olika system och kompletteras med manuella åtgärder för att processerna ska fungera.

På kort sikt kan det fungera, men på längre sikt blir arbetssättet svårt att skala upp. Administrationen växer snabbare än verksamheten och viktiga resurser binds upp i arbetsuppgifter som egentligen borde kunna automatiseras.

Rapporteringen kräver allt större arbetsinsatser

Ett modernt affärssystem ska ge verksamheten tillgång till relevant information utan omfattande manuella processer. Om månadsrapporteringen kräver export till Excel, manuella beräkningar och flera dagars sammanställning finns det ofta en bakomliggande orsak.

Problemet är sällan bara rapporteringen i sig. Ofta handlar det om att data finns spridd på flera ställen eller att systemet saknar tillräckligt stöd för verksamhetens nuvarande behov.

När ledningen måste vänta länge på affärskritisk information påverkas också förmågan att fatta snabba och välgrundade beslut.

Integrationerna börjar bli ett problem istället för en tillgång

När verksamheten växer tillkommer vanligtvis fler system. Det kan vara lösningar för transporthantering (TA-system), e-handel, lagerstyrning (WMS) eller kundrelationer (CRM).

Om integrationerna mellan systemen kräver återkommande manuella insatser eller ständigt behöver övervakas är det ofta ett tecken på att den befintliga plattformen börjar nå sina begränsningar. Företag som utvärderar nya ERP-lösningar beskriver ofta just integrationsutmaningar som en av de starkaste drivkrafterna bakom förändringsarbetet.

Compentia är certifierad integrationspartner till Visma Net och vi skriver och driftar egna integrationer när det behövs. Så långt som möjligt arbetar vi alltid med standardlösningar och färdiga kopplingar mellan de system som ska fungera tillsammans, men när det inte finns kan vi alltså skapa en helt anpassad lösning som kan spara mycket tid i vardagsarbetet.

Medarbetarna skapar egna parallella arbetssätt

När användarna börjar bygga egna lösningar är det sällan ett tecken på motvilja mot systemet. Tvärtom är det ofta ett försök att lösa problem som den befintliga plattformen inte längre hanterar tillräckligt bra.

Det kan handla om egna databaser, kalkylblad eller manuella kontroller som successivt blir en viktig del av verksamheten. På sikt leder det till ökade risker eftersom information finns på flera ställen samtidigt – eller tvärtom, hos endast en person.

När viktiga processer i verksamheten inte längre sker i affärssystemet utan i olika sidolösningar är det ofta dags att utvärdera om systemstödet fortfarande är rätt för företaget.

Att växa ur ett system är egentligen ett positivt tecken

Många ser behovet av ett nytt affärssystem som ett problem. I själva verket är det ofta ett tecken på att företaget utvecklas. Verksamheten har blivit mer omfattande, processerna mer avancerade och informationsbehoven större. Det som fungerade när företaget hade tio anställda och ett mindre lager kanske inte räcker när organisationen vuxit till trettio eller femtio personer.

Frågan blir därför inte om det gamla systemet fungerar, utan om det fortfarande hjälper verksamheten att utvecklas.

Vill du bolla med någon som har erfarenhet? Kontakta oss.