Hur går ett systembyte till egentligen?
Införandet av ett nytt affärssystem är mer av ett förändringsprojekt som berör hela företaget än ett rent systembyte som genomförs av några få personer. De flesta har kanske varit med om ett eller två byten, och har sällan goda erfarenheter av dem. Det är därför lätt att undvika frågan och “vänta lite, eftersom det vi har trots allt fungerar hjälpligt”. Men då missar man potentialen som finns för besparingar, bättre flöden och nöjdare kunder.
Hur kommer man igång – det är ju så mycket som hänger ihop
Innan vi ens kommer till frågor kring system och vilket som passar bäst lägger vi ganska mycket tid på att förstå verksamheten, att ställa rätt frågor som fångar upp risker, problem och möjligheter. Ibland jobbigt envisa för att verkligen gå till botten med vad som är viktigt för affären, vad som driver verksamheten och skapar värde.
Det är viktigt att projektet genomförs i en takt som är anpassad till verksamheten. Ytterst värdefullt är att hela tiden ha med sig seniora konsulter som vet när, hur och vad som kan gå snett, som proaktivt stöttar genom projektet – och som också finns med en lång tid framåt.
Stödet i implementering handlar inte enbart om att kunna funktionaliteten i systemet så att det kan konfigureras/optimeras för att stödja företagets processer. Ännu viktigare är affärsförståelse hos konsulten för att uppnå bästa harmoni mellan arbetsrutiner och systemstöd. Ett system som t ex Visma Net kan göra väldigt mycket, men det krävs både affärsförståelse och djup systemkompetens för att utnyttja det på rätt sätt.
Systematisk process styr projektet mot mål
Nedan är typiska steg i en implementeringsprocess. Med många års erfarenhet av att hjälpa företag genom ett byte har vi tagit fram en modell där vi på ett strukturerat sätt tillsammans arbetar igenom de olika stegen. Vi leder er genom hela processen och finns med en lång tid framöver – vi som är med under implementeringen är samma personer som sedan ger er löpande support.
- Projektledning, där vi lyhört driver på implementeringen.
- Workshops med nyckelpersoner för att i detalj gå igenom era affärsprocesser och fånga upp behoven framåt. Typiska teman för workshopen är försäljning, logistik samt ekonomi/ redovisning.
- Export av grundregister (kunder, leverantörer, artiklar) där man har chansen att rensa bort gammal information som inte ska flyttas med.
- Uppsättning av ett demobolag, som vi konfigurerar utifrån våra workshops och med verkliga data. Det har två syften: dels att verifiera att processerna är de önskade, dels att fungera som utbildningsmiljö där man jobbar med sina egna produkter och kunder.
- När man är nöjd signeras ett ”Proof of Concept”. Vi konfigurerar då systemet för skarp drift utifrån erfarenheterna från demobolaget.
- Uppsättning och konfigurering av kringtjänster som AutoPay (komplett bankkoppling), AutoInvoice (fakturahantering) och Approval (attestflöde).
- Grundutbildning av användare.
- Import av räkenskapsinformation från senaste året för tydliga jämförelser.
- Redigering och framtagning av rapporter enligt önskemål.
- Flytt av öppna kundorder och inköp. Antingen genom import eller genom manuell inmatning, beroende på mängd.
- Stöd på plats hos er den första dagen med skarp drift.
- Löpande support efter den skarpa driften av de personer som var med i implementeringen.
- Fördjupad utbildning och fortsatt utveckling i takt med nya behov och nya funktioner.
För en ”normal” implementering räknar vi med tre till fyra månader från första workshop till skarp drift. Avgörande är att man kan avsätta nyckelpersoner som får tid att arbeta i projektet.
Varför Compentia?
Compentia AB har hjälpt många företag att ta steget till digitala, automatiserade affärsflöden. Ett långvarigt samarbete med Nordens största molnbaserade affärssystem har gett oss en djup kunskap i verktygen vi använder; vi är sedan 2017 Certifierad partner på Visma Net och Byråpartner med Fortnox. Vi är också auktoriserad redovisningsbyrå av SRF (Sveriges Redovisningskonsulters Förbund) och arbetar aktivt med att ständigt fördjupa vår kompetens inom redovisning. Allt borgar för kvalitet och bred förståelse av uppdraget.
Med gedigen erfarenhet av att driva företag och redovisning inom både lager och projekt, kan vi säkerställa att systemet jobbar på rätt sätt och ger bra underlag för konkreta beslut.
På Compentia är några av våra värdeord; nyfikenhet, helhetsperspektiv, kompetens, förenkling och lönsamhet. Vår relation präglas av
- Långsiktighet
- Vi är snarare en del av kundföretaget än extern leverantör
- Att vi levererar funktion, inte ett system
- Hellre kvalitet än kvantitet
- Ständig kompetensutveckling
- Nära samarbeten med systemleverantörer
- Seniora konsulter som inser att systemet enbart är ett verktyg som kräver affärsförståelse för att ge rätt stöd åt verksamheten.
- Erfarenhet som utgår från ett helhetsperspektiv och ger mod att ifrågasätta rutiner och processer för att uppnå enkelhet och effektivitet med affärssystemet som grund
- Samma konsulter som både implementerar och supporterar i den löpande användningen
- Stor erfarenhet av lager/logistik- och projektekonomi
- Att alltid ha lönsamhetsperspektivet i beaktande tack vare vår grund i redovisning
- Kombination av extern ekonomifunktion (delar eller helhet) med systemkompetens för enkelhet för kunder. Vi förklarar gärna detaljer vid behov.
Vill du veta mer? Kontakta oss på ett sätt som passar dig.
Vi ser fram emot att höra från dig!
