När är det dags att byta affärssystem – även om det gamla fungerar?
Det som fungerar idag är inte alltid rätt för morgondagen
Många företag drar sig för att byta affärssystem av en enkel anledning: det befintliga systemet fungerar trots allt. Fakturor skickas, order registreras och rapporter kan tas fram när de behövs. Ur ett kortsiktigt perspektiv kan det därför vara svårt att motivera en förändring.
Samtidigt är det ganska vanligt att företag vänjer sig vid arbetssätt som egentligen inte är särskilt effektiva. Många manuella moment, dubbelkontroller och egna lösningar byggs successivt in i verksamheten. Det som upplevs som normalt idag hade kanske inte accepterats om man byggde upp verksamheten från grunden.
När administrationen växer snabbare än verksamheten
Ett tydligt tecken på att ett affärssystem börjar bli föråldrat är när administrationen ökar i takt med tillväxten. För varje ny kund, produkt eller medarbetare tillkommer fler arbetsuppgifter som kräver manuella insatser.
I mindre och medelstora företag märks detta ofta genom att nyckelpersoner får lägga allt mer tid på administrativa rutiner i stället för att utveckla verksamheten. I början upplevs det kanske som ett hanterbart problem, men efter några år blir arbetssättet en bromskloss.
Logistik ställer särskilda krav
För företag inom logistik, grossistverksamhet och distribution är kopplingen mellan lager, orderhantering, inköp och ekonomi särskilt viktig. När information finns utspridd i flera system ökar risken för missförstånd och onödiga arbetsmoment.
Det kan handla om allt från felaktiga lagersaldon till osäkerhet kring leveransstatus eller svårigheter att snabbt få fram lönsamhetsanalyser. Ju fler produkter och kunder som hanteras, desto mer märks begränsningarna. Visma Net har exempelvis utvecklats med stark funktionalitet för både ekonomi- och logistikprocesser, vilket gjort systemet populärt bland växande företag inom grossistverksamhet och import.
Den verkliga vinsten ligger ofta i automatiseringen
När företag utvärderar ett nytt affärssystem fokuserar man ibland på licenskostnader och projektkostnader. Minst lika viktigt är att titta på hur mycket tid som kan frigöras.
Automatiserad fakturahantering, attestflöden, betalningsmatchning och inköpsprocesser innebär att medarbetare slipper repetitiva arbetsuppgifter och kan ägna mer tid åt sådant som faktiskt skapar värde för kunderna. Många företag blir förvånade när de inser hur stor del av arbetsdagen som tidigare gått åt till rutinuppgifter.
Ett affärssystem är egentligen ett ledningsverktyg
Det är lätt att se affärssystemet som ett administrativt stöd, men i praktiken handlar det lika mycket om ledning och styrning. När information finns samlad och uppdaterad i realtid blir det enklare att utvärdera lönsamhet, följa utvecklingen och fatta beslut baserade på aktuella fakta istället för uppskattningar.
Investeringen handlar om framtiden
De flesta företag byter inte affärssystem för att lösa dagens problem. Man gör det för att skapa bättre förutsättningar inför framtiden. Därför bör frågan kanske inte vara om det nuvarande systemet fungerar idag, utan om det kommer att stödja verksamheten lika väl om tre eller fem år.
Låt oss ta en dialog kring era behov. Vi erbjuder alltid två timmar gratis konsultation!
