Excel är ett fantastiskt verktyg

Missförstå oss inte – Excel är ett fantastiskt verktyg som vi använder nästan varje dag, och faktiskt har gjort sedan Excel 95 var det hetaste som fanns.

Nästan alla företag använder Excel i någon omfattning, och det finns goda skäl till det. Programmet är flexibelt, lättillgängligt och passar utmärkt för analyser, kalkyler och tillfälliga sammanställningar. Problemet uppstår när kalkylbladen börjar ta över funktioner som egentligen borde hanteras av affärssystemet.

Ingen vet vilken fil som är den senaste

Om flera personer arbetar i olika versioner av samma fil uppstår snabbt osäkerhet kring vilken information som är korrekt. När medarbetare börjar fråga varandra vilken fil som gäller eller vilken version som senast uppdaterades är det ofta ett tecken på att verksamheten har vuxit ur sina kalkylbaserade arbetssätt.

Viktiga processer bygger på en enda person

Ett annat vanligt varningstecken är att vissa Excel-filer bara förstås av den person som skapade dem. Om en medarbetare blir sjuk, byter tjänst eller går i pension riskerar viktig kunskap att försvinna. Då har kalkylbladet blivit en affärskritisk komponent snarare än ett hjälpmedel.

Samma information registreras flera gånger

Många företag använder Excel för att komplettera affärssystemet med information som saknas eller är svår att få fram. När samma uppgifter finns både i affärssystemet och i flera kalkylblad ökar risken för fel samtidigt som administrationen blir mer omfattande.

Rapporter tar längre tid än de borde

Om månadsrapportering kräver omfattande exportering, filtrering och manuell bearbetning i Excel är det ofta ett tecken på att systemstödet inte längre motsvarar verksamhetens behov. Ett modernt affärssystem bör kunna leverera huvuddelen av informationen direkt utan omfattande manuella mellanled.

Excel ska stötta verksamheten – inte bära den

Excel kommer fortsätta att vara ett viktigt verktyg. Men när centrala processer, rapporter och beslutsunderlag helt blir beroende av kalkylblad kan det vara dags att fundera på om företaget behöver ett mer integrerat och långsiktigt hållbart systemstöd.

Vi har erfarenheten, och vi delar den gärna. Kontakta oss idag!