– Tillväxten vi stod inför gjorde det tydligt att vi behövde ett nytt affärssystem. Snart blev det också uppenbart att vi tjänade på att outsourca vår ekonomiavdelning till Compentia. Idag har vi stöd av Visma.net för inköp och uppföljning – och Compentia är både vår systempartner och redovisningsbyrå, berättar Fredrik Vidner, ägare på Elite Sängar AB och Dorbien Beds AB.
Bakgrund
Elite Sängar AB och Dorbien Beds AB stod inför en snabb tillväxt som krävde ett nytt affärssystem. Compentia hade varit med redan vid implementeringen av det nuvarande systemet för över tio år sedan, och efter ett gott samarbete under många år vände man sig till oss för att utreda dagens och framtidens möjligheter. Samtidigt kände ledningen att de ägnade för mycket av sin tid åt administration, som att skapa kundfakturor.
Vad vi gjorde
Först och främst tog vi reda på vad som var viktigt för Elite Sängar AB och Dorbien Beds AB vid val av affärssystem. De efterfrågade en molnlösning med automatiska uppdateringar, backup och tillgänglighet på fältet. Koncernen behövde dessutom ett system som gav stöd vid inköp och automation. Det var även viktigt med en lösning med möjlighet till uppföljning i flera dimensioner – både inom försäljning och redovisning.
Vi implementerade då Visma.net enligt koncernens önskemål och behov. Ett arbete som genomfördes på endast två månader, i enlighet med vår beprövade process. Processen inkluderade ett antal workshops tillsammans med nyckelmedarbetare, för att kartlägga hur Elite Sängar och Dorbien Beds ville arbeta. Efter det följde anpassningar av Visma.net utifrån diskussionerna samt konfiguration av ett komplett demobolag för validering och utbildning.
För att göra övergången till Visma.net sömlös flyttade vi även över alla öppna kund- och inköpsorder. Vi på Compentia bistod som alltid med konsulter på plats första dagen för att underlätta övergången.
Resultat
Samarbetet med Elite Sängar och Dorbien Beds fördjupades och vi fick ta över ekonomiavdelningen för alla koncernens bolag. Att göra det tillsammans med berörda medarbetare är viktigt för brett engagemang i förändringen - och inte minst för att säkerställa att rutiner och system fungerar väl tillsammans och stödjer varandra.
Elite Sängar har idag ett starkt stöd av Visma.net, särskilt inom områden som inköp, prishantering och uppföljning. Det nya systemet har effektiviserat koncernens processer och rutiner genom anpassade listor, dynamiska rapporter och förfrågningar som är skräddarsydda för deras specifika behov. Denna omställning har definitivt underlättat och stöttat en ökning av företagets tillväxt.
– Sådant som tidigare tog oss en halv dag gör vi nu på en kvart! berättar Fredrik nöjt.
När det kommer till ekonomihanteringen fortsätter han:
– Compentia tog över redovisningen i helt rätt tid. Vi har ökat kraftigt sedan dess och jag vet inte hur vi hade klarat oss annars. Jag känner mig trygg med att allt bara fungerar och om något dyker upp blir vi alltid kontaktade för att reda ut det, snabbt och utan krångel.
Han sammanfattar samarbetet med Compentia:
Jag var nöjd i början men jag är ännu mer nöjd nu, avslutar Fredrik.
Är du också i en tillväxtresa och i behov av smidigare processer? Tveka inte att höra av dig!